ChatGPTを使えばメール作成がラクになる
仕事でメールを書こうとして、
「どう書けば失礼にならない？」
「文章を考えるだけで時間がかかる」
「もっと自然な言い方にしたい」
と悩むことはありませんか？
ChatGPTは、伝えたい内容を入力するだけで、メールの下書きを作ることができます。
最初から完璧な文章を作る必要はありません。まずChatGPTにたたき台を作ってもらい、自分で確認・修正する使い方がおすすめです。
ChatGPTでメールを作る基本手順
使い方はシンプルです。
1. 誰に送るメールか伝える
まず、相手との関係を伝えます。
たとえば、
「取引先に送るメール」
「上司に送るメール」
「お客様に送るメール」
といった形です。
2. 伝えたい内容を書く
次に、メールで伝えたい内容を入力します。
たとえば、
「昨日の打ち合わせのお礼を伝えたい」
「来週の打ち合わせ日程を調整したい」
「返信が遅れたことを謝りたい」
などです。
3. 希望する雰囲気を伝える
最後に、
「丁寧に」
「やわらかい表現で」
「簡潔に」
など、文章の雰囲気を指定します。
たとえば、
「取引先に、昨日の打ち合わせのお礼メールを作ってください。丁寧で簡潔な文章にしてください。」
と入力すれば、メールの下書きを作ってもらえます。
例文① お礼メール
ChatGPTへの指示例：
「取引先に、昨日の打ち合わせのお礼を伝えるメールを作ってください。丁寧で簡潔な文章にしてください。」
作成例：
件名：昨日のお打ち合わせのお礼
〇〇様
お世話になっております。
昨日はお忙しい中、お打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。
お話しいただいた内容をもとに、今後の対応を進めてまいります。
引き続き、よろしくお願いいたします。
例文② 日程調整メール
ChatGPTへの指示例：
「取引先と来週の打ち合わせ日程を調整するメールを作ってください。候補日は3つ提示してください。」
作成例：
件名：お打ち合わせ日程のご相談
〇〇様
お世話になっております。
次回のお打ち合わせについて、下記の日程はいかがでしょうか。
・〇月〇日 10:00〜
・〇月〇日 14:00〜
・〇月〇日 16:00〜
ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
例文③ お詫びメール
ChatGPTへの指示例：
「取引先への返信が遅れたことをお詫びするメールを、丁寧な表現で作ってください。」
作成例：
件名：ご返信遅延のお詫び
〇〇様
お世話になっております。
ご連絡をいただいていたにもかかわらず、返信が遅くなり申し訳ございません。
お待たせしてしまいましたことを、お詫び申し上げます。
今後はこのようなことがないよう、確認を徹底してまいります。
何卒よろしくお願いいたします。
より使いやすいメールを作る3つのコツ
相手との関係を伝える
「上司」「取引先」「友人」など、相手との関係によって文章の書き方は変わります。
目的を具体的に伝える
「メールを作って」だけではなく、
「お礼を伝えたい」
「日程を調整したい」
「謝罪したい」
など、目的を具体的にすると文章を作りやすくなります。
長さや雰囲気を指定する
「100文字程度」
「丁寧に」
「堅すぎない文章で」
などを追加すると、自分が使いやすい文章に近づけられます。
ChatGPTで作ったメールをそのまま送らない
ChatGPTは便利ですが、作った文章を確認せずそのまま送るのはおすすめしません。
特に、
・相手の名前
・会社名
・日時
・金額
・敬語
・事実関係
は必ず確認しましょう。
また、機密情報やパスワードなど重要な個人情報は入力しないようにしてください。
ChatGPTの基本的な使い方を先に知りたい方は、こちらの記事も参考にしてください。
まとめ
ChatGPTを使えば、メール文章をゼロから考える負担を減らせます。
初心者の方は、
1. 誰に送るか伝える
2. 何を伝えたいか書く
3. 文章の雰囲気を指定する
この3つを意識してみてください。
まずは、お礼メールや日程調整など、短いメールから試してみるのがおすすめです。
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